Bir firmanın satış departmanı, Excel’de bulunan yıllık satış verilerinden yalnızca Ocak ayında yapılmış satışları görmek isteyebilir, İK departmanı eğitim derecesi lise olan çalışanlarını listelemek isteyebilir. Bu tip, birbirine bağlı kriterler olmadığı durumlarda filtre kullanabiliriz. Filtre, her sütunda istenen tüm değerleri arar ve filtreler.
Peki, İK verilerinden 24 yaşındaki lise mezunlarını ve 23 yaşındaki önlisans mezunlarını filtrelemek istediğimizde, filtre ile doğru sonuca ulaşabilir miyiz? Bu makalede birbirine bağlı birden fazla kriter olduğunda, filtreleme sonucunun yanlış geldiğini ve doğru sonuca ulaşmak için ne yapmamız gerektiğini inceleyeceğiz. Gelişmiş filtre, karmaşık ölçütlere göre filtreleme işlemini gerçekleştirmeye yarar. Gelişmiş filtrenin nasıl işlediğini anlamak için İK departmanı ile ilgili olan örnekten devam edelim.
Excel sayfasındaki listede İK departmanına ait çalışan, eğitim durumu ve yaş sütunlarını görüyorsunuz. İstenen ölçütler de F1:G3 aralığında belirtilmiştir. Buna göre eğitim derecesi lise; yaşı 24 olan ve eğitim derecesi ön lisans; yaşı 23 olan kişileri filtrelenmesi istenmiştir. Bu durumda normal filtre kullanılırsa firmada lise mezunu-23 yaş ve ön lisans mezunu-24 yaş varsa bu kayıtlar da listelenecektir. Normal filtreleme tüm kuralları tek tek değerlendirir ve hepsine uyan tüm satırları getirir.
Gördüğünüz gibi bizim asıl ölçütümüz lise mezunu-24 yaş ve ön lisans mezunu-23 iken lise mezunu-23 ve ön lisans-24 yaş da listelenmiştir.
Şimdi gelişmiş filtre adımlarıyla sadece bu kriterlerin elde edilmesini sağlayalım. Gelişmiş filtre’ye Veri sekmesi-> Sırala ve Filtre Uygula veri grubundan ulaşabilirsiniz.
Gelişmiş filtre seçeneği için Excel’de Veri-> Sırala ve Filtrele Uygula-> Gelişmiş seçilir.
Gelişmiş filtre komutuna basıldığında öncelikle liste aralığı için verilerin olduğu alan seçilir. Sonra ölçütlerin bulunduğu I2:J4 aralığı seçilir. Burada önemli olan ölçütlerin başlıklarıyla listedeki ölçütlerin uygulanacağı sütunların başlıkları aynı olmalıdır. Çünkü kriterlerinizi yazdığınız başlığın altında arar.
Filtrelenen listeyi ana listenin bulunduğu yerde veya hedef alanına bir konum belirtilerek başka bir alanda gösterebiliriz. Hedef belirtilmediğinde, filtrelenen yeni verileri, ana verilerinizin yerinde gösterdiği için ana veriler kaybolur.
Sonuç olarak istediğimiz görüntü aşağıdaki gösterilmiştir.
Birden fazla filtreleme kriteriniz olduğunda, Gelişmiş Filtre ile kriter alanını seçerek tek hamlede tüm filtrelerin verilerinize uygulanmasını sağlayabilirsiniz. Ayrıca gelişmiş filtre kriterlerini detaylandırmak istediğinizde, aşağıdaki mantıksal operatörleri kullanabilirsiniz.
METİN, SAYI VE TARİHLERİNİZİ KOLAYCA FİLTRELEYİN!
Verileri filtreleme; verilerin daha anlamlı olması, istenilen verilerin kolayca bulunup düzenlenmesi ve neticesinde daha etkili kararlar alınmasına yardımcı olur. Bir veya daha fazla sütuna filtreleme işlemi uygulayabilirsiniz. Bir filtreleme sadece görmek istediklerinizi değil görmek istemediklerinizi de denetler. Verileri filtrelediğinizde, veriler filtre ölçütüyle eşleşmediğinde satırların tamamı gizlenir. Aynı zamanda sayısal ve metin değerlerini filtreleyebilir veya arka planına ya da metnine renk biçimlendirmesi uygulanmış hücreleri rengine göre filtreleyebilirsiniz.
Şimdi Excel İleri Eğitimi konularımızdan biri olan metin, sayı, tarih filtreleme işlemini; müşteri ve satış bilgilerinin olduğu bir listede Satış Bölgesi İstanbul, Satış 10000-15000 tl arası ve Tarih 1.1.2010 sonrası olacak şekilde bir filtreleme uygulamasını birlikte yapalım.
Öncelikle filtreleme işlemi uygulamak için listedeki herhangi bir hücreyi tıkladıktan sonra Veri sekmesinin altında bulunan Sırala ve Filtre Uygula grubundan Filtreleye tıklıyoruz. Sütun başlıklarının yanında filtreleme işlemlerini gerçekleştirmek üzere işaretler belirecektir. Satış Bölgesini sadece İstanbul olarak filtrelemek için sütundaki işarete tıklayıp filtreleme ekranını açıyoruz. Bu ekranda tüm satış bölgeleri seçili olarak gelecektir. Tümünü seç işaretini kaldırıp ister listeden sadece İstanbul’u seçebilir isterseniz ara alanından İstanbul’u aratarak seçiminizi yapabilirsiniz.
Satış sütununa 10000-15000 tl arası bir filtre uygulamak için sütundaki işarete tıklayıp filtreleme ekranından Sayı Filtreleri ve ardından Arasında seçilir. Açılan Özel Otomatik Filtrele ekranında 10000’den büyük 15000’den küçük ayarlamalarını yaptıktan sonra İstanbul bölgesindeki 10000-15000 arası olan satışlar filtrelenecektir.
Tarih sütununa 1.1.2010 sonrası olacak şekilde bir filtre uygulamak için sütundaki işarete tıklayıp filtreleme ekranından Tarih Filtreleri ve ardından Sonra seçilir. Açılan Özel Otomatik Filtrele ekranında filtre ölçütü olarak 1.1.2010 yazıldıktan sonra İstanbul bölgesindeki 10000-15000 tl arası olan satışlardan 1.1.2010 sonrası olanlar filtrelenecektir.
Artık metin, sayı ve tarih verilerinizi kolayca bulup düzenleyebilir ve neticesinde daha etkili kararlar alabilirsiniz.
FİLTRE
Tablolarımızda istediğimiz bir veya daha fazla alanda Filtreleme yaparak, sadece istediğimiz verilerin tabloda görünmesini sağlayabiliyoruz. Bunun için Filtre özelliğini de sıklıkla kullanıyoruz. Excel’in demirbaş özelliklerinden biridir ve genellikle Sıralama özelliğiyle yan yana veya altlı üstlü şeklinde yer alır. Yani Sıralama özelliğine ulaştığımız her yerden Filtre özelliğine de erişebiliyoruz.
Kısayol tuşu: Ctrl + Shift + L – ( Tabloda Filtre yoksa ekler, varsa kaldırır. )
Excel’de bir Otomatik Filtre, bir de Gelişmiş Filtre vardır, ikisinde de Joker Karakterleri kullanabiliyoruz. Filtre özelliğinde, filtreleme uygulamak istediğiniz alandaki veri türüne göre;
- Metin Filtreleri
- Sayı Filtreleri
- Tarih Filtreleri
Seçeneklerini kullanarak daha hızlı ve özel filtrelemeler yapabilirsiniz.
Ayrıca sütunda bir renklendirme kullanılmışsa, Renge Göre Filtre seçeneğini de kullanarak verilerin filtrelenmesini sağlayabiliyoruz. Hangi rengi seçerseniz o renkte olan hücreleri filtrelendiğini göreceksiniz.
Bir veriyi ararken Joker Karakterleri de kullanabildiğimizden bahsetmiştik.
Özellikle de * (yıldız) karakterini Ara kutucuğunda kullanarak arama kısıtlaması yapabilirsiniz.
GELİŞMİŞ FİLTRE
Bildiğiniz üzere, otomatik filtre özelliği ile tek bir alanda en fazla iki şarta göre ve/veya şeklinde filtrelemeler yapabiliyoruz. Eğer veri tabanı sorgusu gibi, birden fazla alanda birden fazla koşula eşit veya içeren verileri tablomuzda filtrelemek ya da sonuçları başka bir alanda listelemek istiyorsak o zaman Gelişmiş Filtre özelliğini kullanabiliriz. Bu özellik, Veri menüsünden Filtrenin hemen sağ alt köşesinde Gelişmiş adıyla yer alır.
Bu özellik bize iki şey sunar;
- Belirtilen tek bir alan veya alanlara göre benzersiz ifadeleri başka bir yerde listelemek
- Tablodaki veriler içerisinde, başka bir alanda belirtilen sütunlara ve ölçütlere uyan veriler varsa onları ya tablo üzerinde filtreler ya da sonuçları başka bir yerde listeler.
ilk maddeye göre örnek görseli aşağıda bulabilirsiniz.
Burada şunu demiş olduk; F1:F193 hücre aralığındaki Yalnızca benzersiz kayıtları N1 hücresinden itibaren listele. Sonucu N sütununda görebilirsiniz.
ikinci maddeye göre örnek görseli aşağıda bulabilirsiniz.
Burada şunu demiş olduk; A1:K193 aralığındaki veriler içerisinde, M1:O3 aralığındaki veriler varsa M6 hücresinden itibaren sonuçları listele.
