EXCEL MUCİZELERİ - DIŞ VERİ AL - ÖZEL LİSTE OLUŞTUR

Excel’in sadece basit bir tablolama ve hesaplama uygulaması olmadığını bilmek gerek. Bize göre Excel uygulaması dünyadaki en geniş kapsamlı ve en gelişmiş uygulamadır. Sektör ve meslek bağımsız çalışabilmesiyle, hatta kabaca tabir etmek gerekirse; masa başında oturan herkesin bu uygulamayı kullanabilmesiyle benzersiz olduğunu ve sürekli gelişmekte olduğunu her yeni versiyonda bize göstermekte.

Dış Ver Al özelliği de, Excel üzerinden birçok veri tabanına, veri kaynağına ve online servislere bağlanıp verileri Excel’e alıp Tablo, Pivot Table ve Pivot Chart olarak gösterebilmenizi, analizler yapabilmenizi sağlar.

Oldukça farklı ve geniş veri kaynaklarına bağlanabilmesinin yanında basit olarak da Txt, Csv, Json, XML gibi yapılardan da veriler alabilmenize olanak sağlar.

Özel listelerle hızlıca veri tabloları oluşturarak, veri girişi ve analizlerde hız kazanabiliriz. Mevcut veri listeleriniz, yani belli ürün isimleriniz, markalarınız, stok adlarınız, bölge adlarınız vs. varsa ve onları her seferinde tekrar tekrar yazmak yerine, bir kereye mahsus özel listelere eklerseniz artık o listedeki herhangi bir veriyi hücreye yazıp aşağıya doğru çektiğinizde liste içindeki tüm verileri hızlıca listelemeniz mümkün.

ÖZEL LİSTELER NASIL DEPOLANIR?

Özel listeyi oluşturduğunuzda, bu liste bilgisayarınızın kayıt defterine eklenir ve böylelikle diğer çalışma kitaplarında kullanılabilir. Özel listeyi verileri sıralarken kullanırsanız, bu liste çalışma kitabıyla birlikte de kaydedilir ve böylelikle diğer bilgisayarlarda (çalışma kitabınızın Excel Hizmetleri içinde yayımlandığı ve sıralamada özel listeyi kullanmak istediğiniz sunucular da içinde) kullanılabilir.

Öte yandan, çalışma kitabını başka bir bilgisayarda veya sunucuda açarsanız, çalışma kitabında depolanan özel listeyi Excel Seçenekleri‘nden ulaşılan Özel Listeler açılan penceresinde görmezsiniz; yalnızca Sırala iletişim kutusunun Düzen sütununda görürsünüz. Çalışma kitabı dosyasında depolanan özel liste Doldur komutu için de hemen kullanılabilir durumda olmaz.

Çalışma kitabı dosyasında depolanan özel listeyi diğer bilgisayarın veya sunucunun kayıt defterine eklemeyi de tercih edebilir ve bu şekilde Excel Seçenekleri‘nin Özel Listeler açılan penceresinde kullanılabilir duruma getirebilirsiniz. Sırala açılan penceresindeki Düzen sütununun altında Özel Listeleri seçerek pencereyi görüntüleyin, özel listeyi seçin ve ardından Ekle‘ye tıklayın.

ÖZEL LİSTELER NASIL OLUŞTURULUR?

Özel listeler oluşturmak için var olan özel listeler penceresine erişmeniz gerekir. Bu pencereye iki noktadan ulaşabiliyoruz.

Dosya > Seçenekler > Gelişmiş > Özel Listeleri Düzenle

2. Veri > Sırala > Düzen > Özel Listeler

YERLEŞİK ÖZEL LİSTELER

Excel’de yerleşik olarak gün ve ay isimleri uzun ve kısa hâlleriyle mevcuttur.
Hangi dili kullanıyorsanız o dile göre gün ve ay isimleri aşağıdaki tablo ile değişkenlik gösterir.

Bu sebepledir ki; herhangi bir hücreye Ocak yazıp aşağıya doğru çektiğimizde Şubat, Mart, Nisan şeklinde bir liste oluşur. Bu özel listeler olmasaydı Ocak yazıp aşağıya doğru çektiğimizde Ocak, 

Ocak, Ocak şeklinde kendi tekrar edecek biçimde listelenirdi.

MANUEL ÖZEL LİSTELER NASIL OLUŞTURULUR?

1. Yukarıda belirttiğimiz yolların herhangi birinden Özel Listeler Penceresine erişelim.
2. Liste girdileri alanına listede olmasını istediğimiz her bir veriyi alt alta yazalım.
3. Ekle butonuna basalım.
4. Özel Listeler alanına eklendiğini göreceksiniz.
5. Son olarak Tamam butonuna basalım.

Artık Liste girdileri alanınına yazdığınız herhangi bir veriyi hücreye yazıp aşağıya doğru çektiğinizde her birinin listelendiğini göreceksiniz.

Şimdi hem son oluşturduğumuz verilerden hem de aylardan oluşan bir veri tablosunu hızlıca oluşturalım.

VERİLERİNİZİ ÖZEL LİSTELERİN İÇERİ AKTARIN

İsterseniz bir hücre aralığında sabit ve benzersiz verileriniz varsa o verilerinizi de özel listeler penceresine toplu olarak aktarabilir ve listelerinizde kullanabilirsiniz. Bunun için  Dosya > Seçenekler > Gelişmiş > Özel Listeleri Düzenle kısmından Özel Listeler penceresine gitmemiz gerek. Sonrasında hücre aralığını seçip içerik aktaracağız.

Aynı zamanda Sırala penceresinden de bu özel listelere ulaşabilmenizin de bir espirisi var elbette, o da özel listeleri Sıralama özelliğinde de kullanabiliyor olmanızdır. 

Örneğin; bir tablonuzda birçok yıl var ve siz 2019 ve 2020 ‘yi öncelikli olacak şekilde sıralatmak istiyorsunuz. O zaman Özel Listeler penceresine 2019 ve 2020 verilerini ekleyip ona göre aşağıdaki gibi sıralama yaptırabiliriz. 

EXCEL’DE İÇ İÇE AÇILIR LİSTELER OLUŞTURUN!

Hücrelere veri girişinin fazla zaman almaması ve aynı zamanda yanlış veri girme olasılığının artmaması için veri doğrulamayla ile açılır listeler oluşturup veri girişinin sağlanması konusu ile ilişkili olarak, bunu bir üst seviyeye taşıyarak Excel’de İç içe Açılır Listeler oluşturmak mümkün.

Öncelikle farklı bir alanda departman adlarının ve bu departmanda çalışan kişilerin adlarının yazılı olduğu bir liste oluşturalım. Daha sonra oluşturulan bu listedeki departman çalışanlarına departmanla aynı adı tanımlamak gerekmektedir.

Bunun için  departmanın altında bulunan isimleri seçtikten sonra Formüller sekmesinin altında bulunan Tanımlı Adlar grubundan Ad Tanımlama seçilir. Ad alanına departmanla aynı ad girilip tamama tıklanır. (Kaç kategori varsa bu departmana bağımlı alanlar için bu adımlar tekrar uygulanır.)

Departman alanına açılır liste oluşturmak için Veri sekmesinin altında bulunan Veri Araçları grubundan Veri Doğrulama ve ardından doğrulama ölçütü olarak liste seçilir. Kaynak olarak ise departman adlarının bulunduğu hücreler seçilir.

Ad Soyad alanında departmana bağlı kişileri getirmek için aynı adımlar tekrar uygulanır ancak kaynak alanına =DOLAYLI(A2) formülü yazılmalıdır.

Tüm bu işlemleri gerçekleştirdikten sonra artık departman adı seçildiğinde kişiler açılır listeye otomatik bir şekilde gelecektir.

Bu noktada dikkat edilmesi gereken nokta kaynak verilerin silinmemesidir. Eğer kaynak gösterilen veriler silinirse açılır listeler boş gelecektir. Başka bir sayfada bu verileri tutup kullanılan sayfaya verilerin çekilmesi daha iyi bir sayfa düzeninin sağlanmasını sağlayabilir.

PAYLAŞ :